El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.
El COTECIAD del Instituto se integra por las personas titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y titulares de:
- Coordinación de archivos.
- Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes.
- Unidad de Archivo de Resoluciones.
- Dirección de Asuntos Jurídicos.
- Unidad de Transparencia.
- Órgano Interno de Control.
- Dirección de Tecnologías de Información.
- Dirección de Administración y Finanzas.
- Aquellas personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la correcta gestión de documentos y administración de los archivos.
Funciones genéricas:
- Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia de archivos del Instituto.
- Realizar los programas de valoración documental.
- Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos de los sujetos obligados.
- Aprobar los instrumentos de control y de consulta archivísticos.
- Emitir sus reglas de operación.
Funciones específicas en materia de valoración archivística:
- Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.
- Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad.
- Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente.
- Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos.